如何创建有效的工作日历

我们的日历是完成任务、提高工作效率和安排时间优先级的重要工具。此外，它们在与他人合作、按时完成任务以及提醒我们即将发生的事件时发挥着重要作用。除了帮助我们实现短期目标外，日历对于实现我们设定的长期目标至关重要。

但是，时间表如何才能有效？理想情况下，它有助于在您和日历之间建立​​令人满意且富有成效的关系。话虽如此，这里有15个有用的提示，可帮助您高效且有效地使用它。

1.选择正确的日历。

在创建成功的工作日历之前，您首先必须决定要使用哪种类型的日历。通常，有两种类型的日历：纸质的和电子的。与传统的笔和纸日历不同，电子数字日历允许您同时跟踪多个任务、设置提醒和创建任务依赖列表。

为了我的钱，我建议你下载一个日历应用程序。为什么？它旨在帮助您安排时间。通过在日历中创建块，您可以计划您的一天并保持井井有条。共享信息的能力是日历工具的另一个重要方面。

更重要的是，日历应用程序可以从任何地方访问，并且它们具有人工智能功能。AI能够预测重复发生的事件、了解您的日程安排习惯以及管理云网络。

2.确定任务的优先级。

我想强调的是，只有当你非常清楚自己的优先事项时，日程安排才会有效。原因？如果您不安排重要的任务，即使是最好的安排也不会带来预期的结果。

选择日历后，您应该分析您的任务。在制定工作时间表时——这绝对是至关重要的。毕竟，随机安排任务会加剧糟糕的安排情况。结果，你会在一些项目上浪费时间，而重要的项目会被忽视。

在您的任务分析过程中，以下是创建时间表的关键：

• 每个任务的重要性。创建时间表时，请将最重要的任务置于最高优先级。为了实现这一目标，您必须首先了解每项任务如何融入您的整体工作计划。在创建时间管理时间表时，请根据它们的重要性对它们进行优先排序。
• 每个任务的持续时间。创建时间表时，您是在有限的时间范围内工作。因此，要确定日历块应该有多大，请考虑每项任务需要多长时间。
• 各种相互依赖的任务。在您的日程安排中，考虑每项任务如何与其他任务联系起来。最后，在准备好提供报告的数据之前，无法发送报告。你可以通过向前思考（未来重要的事情）和向后思考（在你做你需要做的事情之前必须发生的事情）来安排时间。

每个人都以不同的方式进行任务分析。例如，您可以根据任务所需的时间对任务进行分组。如果您有几个要安排的时间，您可以考虑安排几个十分钟的电话接连进行。有必要单独关注持续一整天的事件。

调度过程还应该考虑完成的优先级。假设现在是6月22日。智能日历不会将新年的业务目标作为营销策略的优先事项。换句话说，在关注未来项目的同时，需要谨慎平衡。

3.评估您的可用性。

一旦您分析了需要安排的事件，您就可以开始关注时间本身。从本质上讲，这意味着找出您需要在已确定的任务上花费多少时间。任务有很多种，例如项目、会议、旅行和社交活动。一般来说，可以分为工作、个人和旅行。

您很有可能在特定时间安排特定事件。您可以按照以下建议有效分配时间：

• 在工作日的工作时间，您可能更愿意安排工作任务。如果您正在寻求工作与生活的平衡，请考虑仅在周一至周五安排这些任务。
• 在早上或晚上，您可能更愿意预订您的旅行时间。在其他日子里，这避免了一天中午的日程安排冲突。
• 强烈建议将空闲时间用于专注的工作，以实现有效的日程安排。如果你的日历上满是协作时间，你将无法进行导致伟大结果的深入思考。

当你安排任务时，你也应该考虑你的总时间。根据任务的不同，您可能有几个月的时间来完成它。也可以只为一天制定一个时间表。在这里，合理是关键。

您应该计划在合理的时间内工作。此外，过度投入会让你失败。确保你的时间表是现实的，这样你就可以经常坚持下去。确保你的时间表是现实的，这样你就可以经常坚持下去。

4.任务要与时间相匹配。

制作有效的工作日历涉及将任务与时间相匹配。根据您对要安排的项目的排名，您评估了您的可用时间。一旦任务与可用时间相匹配，下一步就是确保资源安全。

所有这一切都回到了你如何优先考虑你的任务。根据截止日期将事件添加到您的日历将帮助您掌握优先事项。如果您按时间安排，则应首先计划持续时间长或持续时间短的任务。每当您计划时，一天一次。

遵循对您最有效的计划规则，可以制定易于遵守的现实时间表。确保在安排任务和事件时将它们牢记在心。结果将是一个易于遵循的清晰时间表。

5.在日历上为特定任务划出时间或“核心时间”。

您可以安排一天中的特定时间段来完成平凡的任务，或者只是为了避免在指定时间段内受到干扰。

例如，公司越来越普遍地实施“核心时间”时间表，在此期间，员工应在上午10点至下午2点或下午1点至4点之间在线进行项目协作。换句话说，这些时间之后的任何时间都是无会议区，可以提高工作效率并防止因持续在线互动而导致的倦怠。

“我的一个提高效率的秘诀很明显，但对我帮助很大。这只是日历阻塞，但要非常具体，”英国LinkedIn品牌营销主管ZaraEaston说。“有时我有这五个相当单调的任务，但我需要完成它们。我把它们捆绑在一起，把它从我的日历中屏蔽掉，并确保我关闭其他所有东西，所以我专注于完成它。”

6.让你的日子有主题。

花几分钟时间查看您的日历。您列出的几乎所有事情都发生在不同的地点，需要不同的技能和资源。结果？你浪费了很多时间。

例如，召开下午会议意味着停止您正在做的事情以参加会议。此外，您需要时间准备和可能的通勤。此外，重新专注于您的下一个任务需要在会后时间。

有了主题日，您就可以避免在心理上换档，因为您知道自己在做什么以及什么时候做。例如，在星期一，您可能会花时间写博客文章，在星期二，您可能会安排所有会议，而在星期三，您可能会进行营销。

7.遵循52/17规则。

那些效率最高的人工作52分钟，然后休息17分钟。

该管理工具如此有效的部分原因如下：

缩短工作时间的第一个好处是您可以更有目的性地工作。这类似于在比赛结束时的冲刺。在这52分钟内，您唯一关注的是完成任务。

第二个原因是在冲刺后你需要时间喘口气。为了正常运作，我们的大脑不能一直工作。一段时间后，我们的身体会变得疲倦和无聊。我们的大脑每隔一小时左右就需要休息一下，以充电和休息。

8.安排详细任务。

一个明确的描述性任务在你的日历上比一个笼统的任务要有效得多。例如，假设您正在创建的项目涉及获取媒体中提到的特定产品、服务或事件。你不能只在你的日历中输入“获得媒体提及”然后就这样了。除了含糊之外，这种类型的条目很明显，因为它只告诉您已经知道的内容。

在适当的条目中，此任务可能被写为“联系五家媒体出版物”或“联系当地媒体协会的公关人员Waters夫人”。

通过描述性任务，您可以获得随时可用的任务，这些任务正等待您完成。因此，即使他或她最初没有被分配这项任务，团队中的任何人都能够完全理解需要做什么。

9.添加缓冲时间。

为您的日历添加时间缓冲区，而不是立即从一项跳到下一项。在这些时段，您可以吃点零食、通勤、准备或只是休息。例如，在两次会议之间安排一个小时，可以安排旅行时间、反思和准备时间。

10.把可控的任务放在你的日历上。

在生活中，有些事情是我们无法控制的。虽然我们无法控制一切，但有些事情我们可以控制，比如日程安排。当您安排可以直接或间接控制的任务时，作为项目经理创建日历将是最有效的。在安排相互依赖且时间敏感的任务时，尤其如此。

当您控制日历中的任务时，您就消除了控制任务的人决定更改其进度的情况。这种情况只会破坏您的整个日历。

11.用颜色标记你的日历。

由于日历上的项目很多，可能很难快速区分它们。为了使您的日历更易于理解，请对其进行颜色编码。对于与工作相关的任务，您可以使用红色，对于会议和社会义务，您可以使用蓝色。

此外，您可以使用粗体和全部大写来强调重要的日期和截止日期。使用您的日历，您可以查看未来一天、一周或一个月的优先事项。

12.高风险任务应在项目早期安排。

几乎每个项目都存在风险，可能会在您最意想不到的时候造成延误。因此，建议提前计划任何突发事件。越早安排，项目成功的机会就越大。

总的来说，有风险的任务应该尽早安排，而不是顺其自然。因此，您将有足够的时间来解决整个项目中可能出现的任何问题。

13.与他人分享您的日历。

确保您的日历可以与他人共享非常重要，无论是与您的配偶、业务合作伙伴还是虚拟助理。通过这样做，每个人都会知道您何时在开会、旅行或可以接听快速电话。

共享日历的另一个原因？想象一下，您和您的商业伙伴被邀请与一位潜在投资者会面。您只需要将事件添加到共享日历。现在没有必要给他们打电话、发短信或发电子邮件了。除了收到会议的详细信息外，他们还会收到一个日历通知，让他们可以选择接受或拒绝。

14.只在有用的情况下添加新的事件和任务。

在安排任何新事件或任务之前考虑其目的。这样，您的日历上就不会有浪费时间的活动。例如，在同意会面之前考虑您的目标。制定一个概述会议目的、持续时间和地点的议程也很重要。制定一个概述会议目的、持续时间和地点的议程也很重要。

15.什么都不安排。

一般来说，在白天，你应该把所有需要做的事情都安排在你的日历上。但是，您也应该屏蔽掉没有任何计划的时间。

LinkedIn的首席执行官Jeff Weiner每天安排90分钟到2小时的缓冲时间。Weiner通常以30或60分钟为一组记录它们。他安排了一个什么都不做的时间，而不仅仅是预约。他利用这些时间段思考未来、了解行业新闻、散步或喘口气。

理查德·布兰森(Richard Branson)使用了类似的方法。“打开你的日历并安排时间——只是为了梦想。把它写在你的日记里，就像你会开会一样，”布兰森在2017年的一篇博文中写道。“太多的人在做事时感到压力重重，从不花时间思考和感受。花五分钟、一个小时、一天，甚至一个假期。如果你腾出一些时间来自由思考，你将能够更容易地看到更大的图景。”

沃伦·巴菲特(Warren Buffett)是另一个将日历留空的成功人士。这个想法非常有效，以至于比尔·盖茨(Bill Gates)采纳了它。盖茨在2017年与巴菲特的一次谈话中说：“你知道，我每一分钟都挤满了人，我认为这是你做事的唯一方式。”作为对巴菲特的回应，盖茨意识到他的日历需要更多空白。

“你控制你的时间，”盖茨说。“坐下来思考可能比普通CEO更重要，那里有所有这些要求，你觉得你需要去见所有这些人。你把每一分钟都填满了你的日程安排，这并不能代表你的认真程度。”

甚至有证据表明，当您的思想放松且不专心时，您会更有创造力。如果你的思想是自由的，你可能会在淋浴或走路时有那些“啊哈”的时刻。通过这样做，你可以想出新的想法。