如何改善内部团队沟通

内部团队沟通的质量和一致性能够使您的业务变得更好或更糟。通过更流畅、更清晰的交互形式，您的团队成员将更有效地协作并提高整体生产力。随着时间、措辞和清晰度的失误，您的整个操作可能会崩溃。

那么，您可以采取哪些措施来改善内部团队沟通呢？

诊断潜在问题

您应该做的第一件事是花点时间诊断潜在问题。

您是否注意到您的组织中出现任何可以追溯到沟通效率低下的问题？是否存在因特定类型的通信问题而下降的可衡量指标？如果是这样，这是您对困扰您的任何问题应用特定修复的机会。

例如，如果您注意到客户流失率增加，这可能表明您的客户服务代理不清楚他们的职责，或者他们没有以适当的方式处理客户支持通信。

重新审视你的脚本、SOP、团队会议协议和其他客户服务部门的内部沟通可能有助于缓解这个问题。

建立强有力的领导者

无论是有意识的、无意识的还是两者兼而有之，人们都倾向于模仿领导者的风格和方法。

因此，在整个组织中建立强有力的领导力以设定有效沟通的标准是值得的。如果您的领导者始终如一地进行沟通，并且他们以清晰、简洁的方式进行沟通，他们将为您的所有其他员工树立一个强有力的榜样。

有两种方法可以在这里为您提供帮助。

• 首先，在考虑晋升和招聘新的领导候选人时，您可以优先考虑有效的沟通者。如果有人始终如一地提供清晰和集中的信息，那么他们应该比效率较低的对手更有机会进入领导职位。
• 其次，您可以为现有的领导者提供更多的培训和教育。沟通课程和研讨会，以及刻意练习，几乎可以将任何人变成有效的沟通者。

创建多个沟通渠道（并适当使用它们）

利用许多不同的沟通渠道。不同的沟通渠道提供不同的优势和劣势，并且可以在不同的环境中使用以更好地沟通。

如果您的员工可以使用所有这些工具，并且他们知道如何充分利用每一种工具，那么您的内部沟通将会更加强大。

数字标牌

在数字标牌软件的帮助下，您几乎可以显示您想要的任何类型的视觉或文本 - 您可以在数字标牌上的各种不同信息之间进行轮换。在整个办公室，您的屏幕可以提供一致的提醒、当前状况的建议、说明、更新等。这是一种让工作场所中的每个人都在同一页面上的简单方法。

电子邮件

电子邮件是最常见的工作场所交流形式之一，因为它是永久性的、即时的和书面的。但是，它不是进行持续对话的最佳平台，也不是表达复杂想法的理想平台。

聊天

聊天平台可以轻松提出快速问题并享受互惠对话，但它们也可能会分散注意力。没有人愿意整天被拉到聊天中，但是当您充分使用它时，这是一种有效的交流工具。

电话/视频会议

电话和视频会议有利于协调许多不同的人并进行复杂的对话。但是，它们往往很耗时，如果参与者太多，它们很快就会脱轨。应谨慎使用它们并有意使用它们。

社交媒体

甚至社交媒体也在您的内部沟通策略中占有一席之地。如果使用得当，它可以促进员工之间更紧密的联系，并提供一种非正式、简单的联系方式。

为项目和任务管理创建一致的工作流

人们应该如何就高级项目和低级任务进行交流？

例如，有没有可以用来描述项目的模板？谁负责就项目细节进行沟通？当员工完成一项任务时，他们应该提供哪些关于任务完成的信息？

如果您没有明确的项目和任务管理工作流程和协议，很快就会变得混乱，因为每个人都会为团队带来自己的风格和方法。

努力实现每个人都可以遵循的一致流程。

入职并培训您的新员工

入职和培训是向员工传授有效内部沟通基础知识的重要机会。

设定他们应该何时以及如何沟通的期望，并考虑为任何似乎陷入困境的新员工提供额外的教育和培训。

利用团队建设活动

团队建设活动是提高员工之间沟通技巧的绝佳机会。

在这些活动中，员工通常要承担某种竞争或协作挑战，需要他们相互沟通才能取得成功。这是一种很好的沟通实践，可以揭示关键弱点。也许最重要的是，它让您的员工有机会相互联系并更好地了解彼此。

采用更多视觉形式的交流

掌握书面语言总是有益的，但大多数人更喜欢视觉形式的交流。

视觉形式的交流更快、更容易理解，并且在大多数情况下更直观。在图表中直观地查看数据比让某人向您喋喋不休地说出一堆数字要顺畅得多。

您可以通过采用更直观的沟通方式来改善工作场所的内部沟通。照片、插图、图表，甚至面部表情和肢体语言等简单的东西都可以帮助传达你的观点。

寻找辅导和教学机会

默认情况下，并非所有员工都会成为强大的沟通者。这完全没问题。

如果有正确的指导和练习，任何人都可以成为更好的沟通者。当您发现团队成员落后或在沟通的特定方面遇到困难时，请将他们拉到一边，并将其视为辅导或教学机会。具体来说，这个人做错了什么？他们可以采取哪些措施来使其变得更好？

认识到个人的优势和劣势

同样重要的是要认识到良好的沟通并不是一个客观的通用标准。不同的人以不同的方式交流，这是完全可以接受的。

掌握书面文字的人可能会在积极的对话中遇到困难，而流利、雄辩的对话者可能不擅长输入连贯的电子邮件。

作为沟通领导者，你的部分工作就是认识到这些个人的优势和劣势，并迎合他们。让人们处于允许他们尽可能有效地使用他们独特的沟通技巧的位置——并尝试帮助这些人学习如何弥补他们的弱点。

不要压倒你的员工

避免员工过度工作或超负荷工作很重要。

本指南中有许多策略和工具可用于帮助您的员工成为更好的沟通者。然而，如果你用新的沟通要求轰炸他们，并让他们超负荷地接受培训，它可能不会坚持下去。

更好的内部沟通是随着时间的推移而发展起来的，所以采取婴儿步骤和更迭代、更宽容的方法是一个好主意。

收集反馈

在各个级别，考虑从您的员工和团队领导那里收集反馈。

他们在哪些方面对内部沟通感到满意？哪些类型的内部沟通是投诉的常见目标？通过这种方式，您可以更好地了解组织的内部沟通“脉搏”——您可以在沟通改进策略中变得更有针对性。

有了这些策略和足够的耐心，您应该能够看到内部团队沟通的清晰度和效率稳步提高。一旦你有一个坚实的基础，更好的内部沟通可能会自我延续。良好的沟通基础将融入您的公司文化。这使得保持一致和加入新团队成员变得更加容易。

这并不意味着您可以停止关注内部沟通——但您可以花一点时间来庆祝胜利。